المسؤولية النظامية لتنظيم التواصل المهني: نحو بيئة عمل عادلة ومتوازنة
استخدام وسائل التواصل الاجتماعي في التواصل بين المديرين والموظفين يحتاج إلى توجيهات رسمية، ومعتمدة في كل مؤسسة توضح طريقة التواصل الموثق و المحمي لكل الأطراف، أخذه في الاعتبار الصحة النفسية للموظفين، وتحديد حدود واضحة للتواصل خارج ساعات العمل.
جمانه العوفي Jumanah Alawfi
التواصل المهني بين الرئيس المباشر والزملاء والعملاء: تنظيم ضروري لحماية بيئة العمل وحقوق الأفراد
يُعد التواصل بين الرئيس المباشر، العملاء، والزملاء عنصرًا أساسيًا في سير العمل. فبينما كان التواصل قديمًا يتم عبر التوجيهات الشفوية والمكاتيب الورقية، تطوّر مع الزمن إلى استخدام الوسائل الرقمية الحديثة، حيث أصبحت التعاملات الرسمية تعتمد على البريد الإلكتروني وغيره من التطبيقات المعتمدة، الآمنة، والموثقة نظاميًا. وقد شكّلت الوسائل التقليدية مثل البريد الورقي الدعامة الأساسية للتواصل سابقًا، إلا أن المؤسسات الحديثة، لاسيما في دول العالم الأول، باتت تعتمد البريد الإلكتروني بوصفه وسيلة تواصل رسمية لها آداب وضوابط واضحة، من أبرزها منح مهلة تصل إلى 72 ساعة للرد، مع إرسال تذكير في حال التأخر عن ذلك.
فعلى سبيل المثال، يُولي النظامان الطبي والتعليمي الكنديان أهمية قصوى لحماية خصوصية المرضى والطلاب، حيث يُفرض استخدام أنظمة محادثة مخصصة ومراقبة، مثل الأنظمة الطبية أو التعليمية الرسمية، للتواصل بين أصحاب الصلاحيات – كالاستشاريين وأعضاء هيئة التدريس – وبين الفرق العاملة. يُمنع تمامًا استخدام تطبيقات التواصل الاجتماعي لمناقشة خصوصيات العملاء، وفي حالات الضرورة القصوى، يُستخدم البريد الإلكتروني مع الالتزام التام بسرية المعلومات. أما تطبيقات التواصل الاجتماعي، التي قد تظهر بلون أخضر أو أحمر، فتُخصص فقط لأغراض عامة، مثل مشاركة معلومات عن موقع الاجتماعات أو تداول أوراق علمية مفيدة، مع الالتزام بعدم الخوض في خصوصيات الزملاء كإعلانات الزواج أو المواليد، حفاظًا على خصوصية بيئة العمل واحترافيتها. إذ تُبنى بيئة العمل الصحية على حدود واضحة بين الزملاء، حيث تبقى العلاقات مهنية وموضوعية، مما يعزز الاحترام المتبادل والاحترافية.
في دول العالم الأول، ينتهي التواصل الرسمي بانتهاء ساعات العمل، فيُغلق البريد الإلكتروني والمنصات المعتمدة، ويُمنح الموظفون والطلاب حق التفرغ لحياتهم الخاصة، مما ينعكس إيجابيًا على صحتهم النفسية. لا يوجد ما يُعرف بـ"قائد الدفعة" يتواصل بالنيابة عن زملائه مع الأستاذ الجامعي، بل يتم التواصل مباشرة بين عضو هيئة التدريس والطلاب خلال ساعات العمل عبر أنظمة أكاديمية رسمية، تُمكِّن الأستاذ من إرسال إعلانات ونسخ عبر البريد الإلكتروني إلى جميع الطلبة. هذا النمط يُجنب الطلاب التوتر الناتج عن ترقب الرسائل غير الرسمية في أوقات غير مناسبة.
مع انتشار تطبيقات التواصل الاجتماعي، بدأ بعض أصحاب الصلاحية باستخدامها لتوجيه الأوامر والتعليمات الفورية، بدلاً من القنوات الرسمية كالبريد الإلكتروني، مما يفرض ضغطًا نفسيًا على الموظفين الذين يجدون أنفسهم على اتصال دائم بالعمل، حتى خارج الدوام. وقد يؤدي هذا النمط إلى الإرهاق، الاحتراق الوظيفي، وتشتت التركيز، خاصة عندما ترد اتصالات أو رسائل من المدير المباشر حول مسائل بسيطة كان بالإمكان التعامل معها خلال ساعات العمل، أو عبر أدوات رسمية مثل البريد الإلكتروني أو محركات البحث.
وقد أظهرت دراسة محلية أُجريت في منطقة جازان بالمملكة العربية السعودية أن أكثر من 90٪ من الكوادر الصحية يستخدمون تطبيقات التواصل الاجتماعي في العمل، وأفاد 70٪ منهم بانزعاجهم من هذا الاستخدام، لما يسببه من إرهاق نفسي (سيتم إرفاق الدراسة كمصدر).
ومن الآثار السلبية الأخرى لهذا النوع من التواصل، غياب التوثيق الرسمي للتكليفات، حيث يمكن للرئيس المباشر التراجع عن رسالة ما أو تعديلها أو حذفها من التطبيقات، دون أن يتمكن الموظف من إثبات ما طُلب منه أو ما تم تعديله بعد التنفيذ، خلافًا للبريد الإلكتروني الذي يُوثّق الرسائل رسميًا من حيث التاريخ والوقت، فضلًا عن مخاطر تسريب بيانات حساسة وخصوصيات العملاء عبر هذه التطبيقات.
دور وزارة الموارد البشرية في تنظيم قنوات التواصل وضمان الحقوق
مع التسارع التقني المتزايد واعتماد تطبيقات التواصل الاجتماعي في بيئات العمل، بات من الضروري أن تلعب وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية دورًا فاعلًا في تنظيم قنوات التواصل المهني، خاصة خارج أوقات الدوام الرسمي، نظرًا لما قد يترتب على ذلك من تجاوزات مهنية، ضغط نفسي، وإهدار لحقوق الموظفين.
وعليه، فإن تحديث لوائح العمل لتشمل تنظيمًا دقيقًا لهذا النوع من التواصل يُعد خطوة ضرورية تعكس نضج سوق العمل السعودي، وتسهم في إيجاد توازن بين الكفاءة الإنتاجية وجودة الحياة المهنية. ومن المهم أن تتناول هذه اللوائح الأسئلة المتكررة والسيناريوهات الشائعة بوضوح، مثل:
-
هل يحق لصاحب العمل التواصل مع الموظف خارج أوقات العمل؟
يجب تحديد الحالات المسموح بها، مثل حالات الطوارئ فقط، على أن تُعرّف بوضوح من قِبل الوزارة لتجنّب الالتباس مع المهام الاعتيادية. -
ماذا إذا طُلب من الموظف أداء مهام خلال إجازته الأسبوعية أو الرسمية؟
ينبغي توضيح أن هذا النوع من التكليفات يُعد "عملًا إضافيًا" يستوجب التعويض، سواء تم عبر البريد الإلكتروني أو عبر تطبيقات غير رسمية. -
كيف يُوثّق هذا النوع من التواصل في حال استخدام تطبيقات التواصل الاجتماعي؟
يجب استحداث نظام داخلي للتوثيق، يُثبت التكليفات والتعليمات التي تتم عبر هذه التطبيقات، نظرًا لإمكانية حذف الرسائل تلقائيًا أو عمدًا. -
ما ضوابط استخدام تطبيقات التواصل الاجتماعي لأغراض العمل؟
يجب أن يُنظّم النظام مدى اعتماد هذه التطبيقات كقنوات رسمية، ويُتيح للموظف خيار الموافقة أو الرفض بشكل مكتوب، مع حمايته من أي عواقب سلبية تترتب على الرفض. -
هل يُعد النقاش الهاتفي المطوّل حول مهام العمل خارج الدوام "عملًا إضافيًا"؟
من الضروري أن تُعرّف اللائحة مفهوم "العمل خارج الدوام" بشكل يشمل النقاشات والتوجيهات، ويُحدّد آلية تعويضها. -
هل يجب إنشاء قناة رسمية وموثقة لكل جهة عمل؟
ينبغي إلزام المؤسسات باستخدام قنوات اتصال رسمية يمكن تتبعها وتوثيقها لحماية الحقوق وضمان الشفافية.
إن إدراج هذه التنظيمات ضمن اللوائح الرسمية من قبل وزارة الموارد البشرية لا يحفظ حقوق الموظف فحسب، بل يُعزز كذلك مبدأ المساءلة لدى أصحاب العمل، ويسهم في خلق بيئة عمل متوازنة واحترافية. كما يُعد هذا التوجه جزءًا من الجهود الوطنية لتحسين جودة الحياة وتعزيز الجاذبية الوظيفية في المملكة، بما يتماشى مع أفضل الممارسات العالمية في إدارة بيئة العمل.
دراسة الباحثين في جازان:
- Ryani MA, Alshahrani A, Khmees RA, Gosadi IM. Assessment of the association between use of whatsapp for work-related purposes and levels of depression, anxiety, and stress among healthcare workers from Jazan, Saudi Arabia. Psychology Research and Behavior Management. 2023 Dec 31:713-25.
